国际技术转让合同英译浅谈

王春晖


国际技术转让合同，是一种超越国界的技术转让。随着我国科学技术的发展，我国引进了不少国外的先进技术和设备，这对于提高我国的技术水平和生产能力都具有重要意义。拖积极书转让合同，越来越受到律师和翻译工作者的重视。因此，如何起草和翻译好技术转让合同也就成了当前从事涉外法律工作者感兴趣的问题。技术转让合同的翻译比较单调，但是关重大，它直接影响当事人的权利和义务，如有败笔将会产生严重后果，本文就国际技术转让合同英译的几个问题作一初步探讨。

一、 英译国际技术转让合同应注意的问题

国际技术转让合同主要包括下列几种：国际许可证合同，或称国际技术许可证协议（International Licensing Agreement）；国际技术咨询服务合同（International Consulting Service Contract）；国际合作生产合同（International Cooperative Production Contract）；国际工程承包合同或协议（International Contracting Agreement），好的技术转让合同的译文，一般都应具备以下特点：
1、 准确性
技术转让合同的英译要以“准确”为首先条件，做不到这一点就谈不上翻译。这里讲只满足于字面上的一致，而是将从词义、语法、专业上去深刻理解原文的含义，使疑问说明原理准确无误，陈述事实明白晓畅，切不可使人感到疑问模棱两可。请看下面例句：“合同总价30%，计3642美元（大写：三仟陆佰肆拾贰美元），在受让方收到出让方提交下列单据经审核无误后，不迟于三十天支付给出让方”。原译：“thirty percent of the whole contract price, counting 3642 dollars (In capital, thirty thousand six hundred and forty two) will be paid by licensee to licensor not more than 30 days after receiving the following documents from licensor and finding them authentic”。
这一条款的英译至少有六处不妥：第一、“合同总价”不能译成"the whole contract price", 应译成"the total contract price", "total" 在这里强调“总额”；第二、“计ⅩⅩ美元”应译成 "namelyⅩⅩUS dollars", 在"dollar"前一定要加 US ，因为使用dollar的国家除美国外，还有加拿大、澳大利亚、埃塞俄比亚等国；第三、“大写”不能用 "in capital", "in capital" 表示“用大写字母”，英语合同中的“大写ⅩⅩ”应译成 "say +英语数词 "，第四、“不迟于三十天”，准确的译文应是 "not later than 30 days";第五、 "will be paid by" 应改译为"shall be paid by",在合同文本中 "shall"主要用来强调一方所负有的义务；第六、“经审查无误”，应译成 "to find them in conformity with the stipulations of the contract". 另外"after receiving the following documents....and finding" 最好用完成时形式"after having received...and found" 或用从句的完成形式"after licensee has received...and found", “出让方提交的下列单据”译成"the following documents from licensor" 不够确切，不如译成"the following documents which are provided by licensor"
2、 严谨性
起草合同文件必须严谨，那么英译合同文件也应力求严谨，译合同文件不同于译文艺作品要求具有文采、韵味，英译合同文件要求的是严谨和精确。为了排斥歧义的产生，合同中有些词语的翻译必须保持一种译文，特别是一些重要的词语都有严格的法律涵义，绝对不可信手拈来。如“排它许可”就不能译成"Exclusive licence" 而应译成"sole licence"; "Exclusive licence" 的意思是“独占许可”，这是国际间通用的术语，两者有明确的含义。"Exclusive licence" 表示，许可方不得再把同样内容的使用许可证协议授与该地域的任何第三者，就连许可人自己也不得在该地域使用该项技术；而"sole licence"则不同，它表示：“许可人不得把同一许可证售于同一地域的任何第三者，但许可人则保留自己在该地区使用该合同中技术的权利”。再如：翻译“支付条款”时，译者可能碰到“最高提成费”这样的术语，这条术语不能盲目地套用汉英词典上的词语，译者必须弄清其真正内涵。“最高提成费”一般是指受让方提出的，意即规定一个提成费的最高数额，将来受让方产品销售量一旦很大，按比例计算将超过这个数额时，则仅仅按这个数额支付，不再多付。所以，把“最高提成费”译成 "Maximum Royalty 才能体现出原文的含义。
3、 规范性
技术转让合同中的句子都是相当规范的，英译时一定要保持合同原文的体例，反映原文的精神，有些词句已形成固定的翻译标准和格式，一般不易随意改变。例如：在专有技术许可证协议中“保密条款”是不可忽视的，一方购买另一方的技术，就要承担该项技术的保密义务，保密条款一般指受让方为许可方的技术保密，但又不仅止于此，如果许可方许可受让方独家在某一地域生产某种产品，则许可方自己在该地域内也负有不将该项技术透漏给第三方的义务。所以这个条款是这样规定的“受让方同意在合同有效期内，对出让方提供给受让方的专有技术和技术资料进行保密；如果上述专有技术和技术资料中一部分或全部被出让方或第三方公布，受让方对公开部分则不再承担保密义务”。这一条款主要规定了两项内容，一项是受让方对出让方提供的技术进行保密的期限，一项是在何种情况下，受让方不承担保密的义务。所以，英译时应分成两段，第一段译成"licensee agrees to keep the know-how and Technical Documentation supplied by licensor under secret conditions within the validity period of the contract",这一段的“对 .... 进行保密”使用"keep under secret condition"；“在 ....期内”使用 "within"不用 "during"；第二段译成"In case part of or all know-how of the abovementioned technical contents have been published by licensor or any third party, and licensee obtains evidence of such publication, licensee shall no longer be responsible for keeping secret and confidential the part already published",这一段英译时，要注意增译一句 "licensee obtains evidence of such publication",因为另一方不承担保密责任要有理由，对方坚持要求时，另一方要拿出足够的不履行义务的证据。最后一句，“受让方不再承担保密义务”，应使用 "It shall no longer be responsible for...."，结构，表示在法律不承担责任的义务。

二、 技术转让合同的英译过程
技术转让合同的英译一般要经过以下几个阶段。
1、 熟悉全文、掌握大意
译者在拿到一份技术转让合同时，必须先通读几便全文，了解原文的结构以及每个词语在具体上下文中的含义，着重领会合同中的法律语言的确切性，必要时还需要查阅有关资料，切不可一拿到文件就提笔翻译，这草率的工作态度是绝对要不得的。熟悉全文、掌握大意有两大益处。一方面有利于选择词义，比如：合同文件中经常出现的一句话“具有同等效力”译成：“to have the same effect”就欠妥，“effect”是指“效果、效应”，而合同文件中的“具有同等效力”，是指具有同等的法律效力，应译成：“to be equally authentic”。再如：“合同双方中的任何一方”应译成：“either of the parties to the contract”，这里的介词“to”不能用“of”代替，因为“to”是指“作为一方参加合同”；另一方面有利于行文造句，不同种类文章，其文体不同，译文的表达方式，行文造句也就随之不同，如果译者在翻译之前没有领会原文的内容，那么其译文就不会是“行话”。请看下面条款，“本合同于一九八七年五月十三日在ⅩⅩ签订，一式两份，每份用英文和中文写成，两种文本具有同等效力。”原译：“this contract was signed in ⅩⅩon May,13,l987,each copy was written in English and Chinese with two copies in each, the two texts have the same effect”。这句话是在“合同的生效、终止”一章中出现的，由于译者对这一条款的行文不了解，加之对主要意思也不大懂，所以把这一结构严谨的条文翻译成了“大白话”、此句应译为：“Signed in ⅩⅩ this 13th day of May,1987 in duplicate in English and Chinese languages, both texts being equally authentic”本句使用了两个分词短语，句中的“于八七年五月十三日在 ⅩⅩ签订”，译成：“signed in ⅩⅩthis 13th day of May, 1987”，含有签字的那一天并不一定是生效的日期，因为技术转让合同签字后，还应向本国政府当局申请批准，以批准日期为本合同生效日期。“一式两份每份用两种文字写成”，讲的是用两种文字写成的合同双方各执一份，内容完全相同，因此直接译成：“in duplicate in English and Chinese languages”，这里的“in duplicate”指文件一式两份，用介词“in”表示“用...语言写成”。
2、 推敲词义、分析结构
合同文件中的词语是构成合同文书最基本的单位，对合同文书中的一些重要词语的正确理解，是英译合同文件的基础。要透彻理解原文，必须认真地推敲词义，那种孤立、片面地去理解词义的态度，必定会出错。以“遵守”一词为例，词典上有observe, obey, abide by, comply with,但这几个词并不都是同义词，在不同上下文和不同的条文中就有不同的处理方法，请看下列句子：（1）“全体人员应遵守项目所在国的法律和法令，尊重当地风俗习惯”，在这一条款中执行者是人，表示人对法律的遵守，动词应选用abide by，译成：“All the personnel shall abide by the laws and decrees in the project-host country and respect the local customs and traditions”（2）“双方的一切活动都应遵守项目所在国的法律、法令和有关条例规定”，这一条款中的主语是“活动”，英译时谓语动词应选择“comply with”，不能用“abide by, obey”或“observe,”，故译成：“All the activities of both parties shall comply with the provision of laws, decrees and pertinent regulations in the project-host country”。如果把以上几个词套用就会使译文词不达意，也不象法律语言。再如合同中经常使用的一个词“承担”，英文中就有 "bear, accept, undertake, take, respond in, shoulder”可供选择，但“承担”在下列不同句子中，却有不同“承担”效果。如：（1）“由乙方承担法律上和经济上的全部责任”，译为：“party B shall bear all the legal and financial responsibility arising there-from”,"bear responsibility主要表示“承担”法律和经济上的责任，（注：“法律上和经济上的责任”不译成“law and economic responsibility”）。（2）“双方承担风险”应译为：“Both parties shall accept the risk”（3）“乙方承担后果”译为：“party B shall take the consequence”（4）“许可方承担赔偿费用”译为：“licensor shall respond in damages”（5）“承担受让方的赔偿责任”译为：“to honor licensee's liability”。以上例句中如果“承担”一成不变地译为：“hear”那就会另人费解。当然其它词也具有类似的情况，译者一定要注意结合上下文仔细推敲词义，勤查专业工具书，作到词不离句，句中求词。
除仔细推敲词义外，还应认真地分析原文的结构以及各种成分之间的制约关系，英译时，译者必须吃透原句含义，对句子本身的内部结构、句间的逻辑关系要反复加以分析，如有必要，可打散原文结构，按英文习惯，重新调整，使译文具有可读性。请看下列条款：“本合同自签字之日起六个月仍不能生效，双方有权取消合同”。原译：“If the contract can not come int0o effect within six months after the date of signing the contract, both parties shall have the right to cancel the contract”，这句译文不大象“行话”，力量也不足，确切的行文应该是把主句和从句的主语调整成一个，从句的谓语动词使用“come into force”，将连词if改为in case表示“双方希望合同按期履行”。主句谓语动词改用“to be binding neither to A, nor to B”说明一旦合同在规定时间内不能生效的话，合同对双方就不具有约束力，并不是取消不取消的问题，所以本句应译为：“In case the contract can not come into force within six months after the date of signing the contract, the contract shall be binding neither to party A, nor to party B”。合同中的个条款间一般都有着普遍的制约关系，当某一条款受到其他条款制约时，英译时一定要注意突出主要内容，保持主要内容的独立性与完整性。再看下面两个条款：（1）“在合同有效期内，双方对合同产品涉及的技术如有改进和发展，应相互免费将改进和发展的技术资料提供给对方使用”；（2）“改进和开发的技术，其所有权属于改进和开发一方”。第一条主要规定了相互许可使用的问题，英译时一定要突出，“双方相互提供使用”这个关键结构，（both parties shall provide each other with...）其他成分都是围绕这一结构进行的，故译成：“within the validity period of the contract, both parties shall provide each other with the improvement and development of the technology related to the contract products free of charge”，这句中的谓语动词“提供”一词，有人译成“supply”，就不如“provide”确切，尽管这两个词都表示“供给”但牵涉到金钱时，“provide”则表示“免费供给”，“supply”则不太明确，一般来说需给钱。 第二条的重点在于规定改进后的技术专有权归属问题。所以这句中的“属于”一词是很关键的，有人译成： "belong to",也有人选择 "possess"，还有人用 "own"。我们首先分析一下这几个词， "belong to" 的含义是指“属于...的财产”；"possess"和 "own"虽然都着重于“所属关系”但 possess只是指目前属于某人，并没有讲清是如何得到的，而 own含有“对...合法占有”与原文意思一致，故把这一条译成 "The improved and developed technology shall be owned by the party who has improved and developed the technology".如果将“属于”改用 "belong to"，其主语就应该用 "ownership"表示“所有权属于....”因为“知识产权”是与物质财产直接相联系的，译成："The ownership of any improved and developed technology shall belong to the party who...".
3．理清层次，逐条翻译。
技术转让合同的条款主要有四大类。即：定义条款、基本条款、一般条款和结尾条款，英译时一定要理清层次，突出重点，对合同条款本身的内部结构、各条款间的制约关系应仔细琢磨，吃透其含义，然后按英文合同问题的语气逐条翻译。请看下列三个仲裁条款：（1）“在执行本合同中所发生的与本合同有关的一切争议，双方应通过友好协商解决。如通过协商不能达成协议时，则提交仲裁解决”；（2）仲裁裁决是终局裁决，对双方均有约束力”；（3）除了在仲裁过程中进行仲裁的部分外，合同应继续执行”。以上三个条款是互相联系，不可分割的。现就以上三条进行逐段英译：（1）这一条款重点讲明了，只要双方当事人订立仲裁协议，发生争议首先通过友好方式解决，一旦解决不成也只能提交仲裁，英译时应分成两句，第一句译成： "All the dispute arising from the execution of, or in the connection with the contract shall be settled between both parties through friendly consultations". 本句中的“在执行本合同中所有发身的与本合同有关的“两个定语之间的连词应选择"or"决不能用 "and"，第一个定语”在执行本合同中所发生的”译成： "arising from the execution of..." 显得更明确、具体，第二句译成："In case no settlement to the disputes can be reached between both parties through such consultations, the disputes shall be submitted for arbitration"这句中的“不能达成协议”，汉语原文否定动词，译文否定名词；在 "settlement"之后应加译 "between both parties through such consulations",使全句完整、明晰。（2）这一条中的“仲裁裁决”不能译成 "the arbitration ruling"或 "the arbitration adjudication"，因为这里的“裁决”是指“由仲裁员作出的决定”应译成 "the arbitration award"；“对 ...有约束力”使用 "be binding on/upon"结构，全句译成 "The arbitration award shall be final and binding on both parties"。（3）这一条款主要说明了“合同双方当事人应当履行那些没有提交仲裁的条款”，所以译成主动态显得关系更明确，“在仲裁过程中”用 "to be under arbitration"全句译成： "In the course of arbitration, both parties shall continue to execute the contract except the part of the contract which is under arbitration".
4．校改译文、润色词语
校改译文是从事汉译外所必不可少的一步。在校改合同英译文时，要对译文的词语、行文作更进一步的推敲。要着眼于译文的严谨性和准确性。所以译者在搁笔之前一定要逐段、逐句、逐词仔细修改、润色译文，做到：词义精确、结构严谨。请看下列各例的译文：
（1）按照本合同第二条规定的合同内容和范围，甲方向乙方支付的合同总价为ⅩⅩ美元（大写ⅩⅩⅩⅩ）。其分项价格如下：
The total contract price to be paid by party A to party B according to the content and scope stipulated in Article 2 of the contract isⅩⅩ US dollars (say:ⅩⅩⅩⅩ),Their classified prices are as follow:... 在该英译文中有几处值得商讨。第一，“按照...规定”，译为"according to..."欠妥， "according to"的主要意思是 "on the authority of",而本句所表达的是“按双方同意在平等基础上签订的合同条款为根据”，应选用 "in accordance with" 或"pursuant to" 较为贴切，第二“本合同第二条”。在这个短语中，“合同”和“第二条”的关系是一种“归属”关系，介词应用 to不能用 of,译成： "Article 2 to the contract".第三，“合同总价为 ...”译成："The total contract price is..." ，不象合同语气，正确的译文应是"The total contract price shall be..." 。第四，“其分项价格如下：”应译成："Their breakdown prices are as follow:"，这里 "breakdown"是指‘把成本价格、总数分成细目”，而"classifies"主要表示“把货物分类或分等级”。另外‘甲方向乙方支付的”应改用定语从句“...price which shall be paid by party A to party B"才能体现出“甲方所负有的义务”，全句应改为： The total contract price which shall be paid by party A to party B in accordance with (or pursuant to) the content and scope stipulated in Article 2 to the contract shall be ⅩⅩ US dollars (say:ⅩⅩⅩⅩ). Their breakdown prices are as follow:
（2）本合同有效期从合同生效之日算起 ⅩⅩ年，有效期满后，本合同将自动失效。
The contract shall be valid forⅩⅩ years from the date of signature, after the expiry of the validity period of the contract, the contract shall become null and void automatically.
本句的原文似乎没有什么难懂的地方，但请注意：这里的“从合同生效之日起”，不能译成："from the date of signature",因为合同双方授权的代表在技术转让合同上的签字日期，并不是合同生效日期，合同的生效日期往往是最后一方政府当局的批准日期，所以应该译为： "from the effective date of the contract"；“有效期满后”中的介词译文用 "after"显得范围有些大，用 "on"来代替可以弥补这一不足；“有效期”在法律英文中的“行话”，应是 "the term of validity" 经过校改，全句译为"The contract shall be valid for ⅩⅩ years from the effective date of the contract, the contract shall become null and void automatically on the expiry of the contract's term of validity.
（3）乙方保证本合同规定提供的一切专有技术和技术资料的合法所有者并有权向甲方转让，如果发生第三方指控侵权，由乙方负责与第三方交涉并承担法律上和经济上的全部责任。
“Party B guarantees that he is the legitimate owner of the know-how and Technical Documentation supplied to Party A in accordance with the contract, and that he has the right to transfer them to party A, If the third party accuses Party B of infringement, Party B shall take up the matter with the third party and bear all the legal and economic responsibility arising therefrom.
这是一个较长的条款，而且句子中的关系也比较复杂，要处理好这句的译文并不容易，在校改时，译者应首先理清该句中的各种关系，尽力使译文在用词上准确，在结构上严谨，让我们逐句分析以下以上的英译文；第一，
"Party B guarantees that he...", 这句的宾语从句中的主语用he显得有些含混，应重复 "Party B"。第二， "supplied to Party A",应在分词 supplied 后加译"by party B" ，使全句完整明晰。第三，"in accordance with the contract" 这句原文的含义是指‘按合同中规定的条款“，所以应改成"in accordance with the stipulation of the contract",才能体现出与原文的一致性。第四， "he has the right to transfer them to party A" 这句译文不大象“行话”，况且句中的两个代词也应换成名词，在英文合同文件中，出现过的名词尽量不用代词代替。“乙方有权向甲方转让”改译为"party B is lawfully in a position to transfer..."，更强调乙方对以上技术和资料占有的绝对合法性。此句应译成： "party B is lawfully in a position to transfer the know-how and Technical Documentation to party A"。第五， "If the third party accuses party B of infringement". 这个句子明显有两处错译；（1）"the third party"仿佛给人一种甲乙双方都已知道的“第三方”，应改为 "any/a third party"，（2） "to accuse sb of sth",一般是指控诉某人触犯刑律，而这句中的“指控”仅指一般的民事侵权，故应改译为 "to bring a charge of infringement". 第六，"party B shall take up the matter with the third party" 。此译文中的"take up sth with sb" ，是指“口头或书面向某人提出某事”，没能确切地传译出原文的“由乙方负责与第三方交涉”。应改译成："party B shall be responsible for dealing with the third party". 第七，"bear all the legal and economic responsibility arising therefrom". 这句译文看上去是没有问题的，但译者在校改时，不能只停留在语言的表层上，一定要进入语言的深层，其实该译文至少有两处不妥；（1）“全部责任”，指得是“由于上述原因而发生的乙方应承担的责任”，所以“全部”应选用"full"不用"all"；（2）合同中的“经济责任”主要指“合同当事人在违约时应承担的财产责任”，因此这句中的 "economic responsibility" 应改译为："financial responsibility"最后的"... responsibility arising therefrom"中的分词短语最好改用含有情态意义的从句，因为改用从句才能传译出发生承担上述责任是一种“或然性”而不是“必然性”，故译成： "...responsibility which may arise"

三、 结束语

根据以上探讨不难看出，技术转让合同的译本，涉及许多方面的问题，在英译过程中，译者必须深入领会原文中的每个词语在具体上下文中的含义，着重理解词语的“准确性”，对每个经过精心挑选的词句进行反复推敲，严格按翻译程序行事，而不可一拿到文件就动笔翻译，在定稿前，一定要不厌其烦地反复校改，润色译文，有条件的要请“行家”再校，直到译文能准确而完整地把原文内容表达出来





劳动部 国家档案局


关于颁发《企业职工档案管理工作规定》的通知
1992年6月9日，劳动部、国家档案局

各省、自治区、直辖市及计划单列市劳动（劳动人事）厅（局）、档案局、国务院有关部门：
为了加强企业职工档案管理工作，按照档案完整、真实、精练、实用的要求，实现档案管理的科学化、规范化、制度化，使企业职工档案工作纳入全国档案工作管理体系，更好地为社会主义现代化建设服务，现颁发《企业职工档案管理工作规定》，请遵照执行。
企业中由国家任命的干部，其档案管理，仍按国家有关规定执行。国家机关、事业单位和人民团体中的工人档案管理，参照本规定执行。
附：一、企业职工档案卷皮、档案袋样式和规格
二、转递企业职工档案材料通知单及存根（本刊略）
企业职工档案管理工作规定

第一章 总 则
第一条 为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。
第二条 企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。
第三条 企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第四条 企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。

第二章 机构和职责
第五条 职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。
第六条 职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。
第七条 职工死亡后，其档案由原管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。
第八条 企业职工档案管理部门的职责：
（一）保管职工档案；
（二）收集、鉴别和整理职工档案材料；
（三）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；
（四）登记职工工作变动情况；
（五）为有关部门提供职工情况；
（六）做好职工档案的安全、保密、保护工作；
（七）定期向企业档案室（馆）移交档案。
（八）办理其它有关事项。

第三章 档案的内容
第九条 企业职工档案的内容和分类：
（一）履历材料；
（二）自传材料；
（三）鉴定、考核、考察材料；
（四）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；
（五）政审材料；
（六）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
（七）奖励材料；
（八）处分材料；
（九）招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；
（十）其他可供组织参考的材料。

第四章 档案的收集、保管和销毁
第十条 职工所在企业的劳动（组织人事）职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。
第十一条 立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。
第十二条 企业职工档案材料统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
第十三条 按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。
第十四条 档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准（见附件一）。
第十五条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
第十六条 职工档案管理单位应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。

第五章 档案的提供利用
第十七条 因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：
（一）查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。
（二）查阅、使用企业职工档案的单位，应派可靠人员到保管单位查阅室查阅。
（三）档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经企业或企业受权的主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。
（四）任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。
（五）各单位应制定查阅档案的制度。查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。
（六）因工作需要从档案中取证的，须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。

第六章 档案的转递
第十八条 企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。职工被劳教、劳改，原所在单位今后还准备录用的，其档案由原所在单位保管。
第十九条 转递档案应遵守下列规定：
（一）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。
（二）对转出的档案，必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”（见附件二）的项目登记，并密封包装。
（三）对转出的材料，不得扣留或分批转出。
（四）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。

第七章 附 则
第二十条 本规定由劳动部负责解释。
第二十一条 本规定自下达之日起执行。各省、自治区、直辖市和国务院各部门可结合实际情况制定实施办法或细则。

附件一：企业职工档案卷皮、档案袋样式和规格
一、档案卷皮（卷面、卷底各一页）
1、卷皮规格：长27．4厘米，宽20．5厘米；左边设三个装订线眼，眼距（从眼中心算起）8．3厘米；线眼中心距左侧边沿1．5厘米，上下线眼中心距上、下边沿均为5．4厘米。
2、卷面标签：由装订线处向左设“标签”两个，供填写编号、姓名、籍贯用。规格为：上下高6．5厘米，左右长9厘米。两个“标签”距卷面上、下边沿各为6厘米，并与卷面装订线相连接。
3、卷皮材料：一般可采用三百克的单面白板纸加包布面，或只用布包边角，也可以用纸裱糊，但不宜过厚，以减轻档案重量。
4、卷皮颜色：应采用浅色，如浅黄、乳黄色等，不要用大红、大绿，或黑、兰、紫等深色。卷面上的字，一律用正红色。
5、卷面项目：“企业职工档案”、“姓名”。
6、字体与距离：“企业职工档案”用楷体（72磅），字与卷面上边沿距离为7厘米；“姓名”用大一号宋体，与卷面下边沿相距5．5厘米。
7、卷面里页印“注意事项”：
（1）注意保密，不得遗失，不得让无关人员翻阅。
（2）爱护档案，不要涂抹、勾画及乱加批注。
（3）卷面与材料不得拆散，不得随意增加或抽出材料。
二、档案袋
1、规格：长30厘米，宽23厘米，厚（折叠部分）2．5厘米。
2、材料质量：可根据条件选用较好的牛皮纸。
3、袋面项目：“企业职工档案袋”、“姓名”、“制作单位”。
4、字体和字的颜色与档案卷面同。“单位”在“姓名”下边。

附件二： 转递企业职工档案材料通知单存根
字第------号
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| 兹将 等 同志的档案材料转去，请按档案目录 |
|清点查收，并将回执及时退回。 |
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| 年 月 日 |
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| | |档案材料| |
| 姓 名 | 转递原因 |（份） | |
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| | | | |
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| | 你处于 年 月 日转来 字 号 |
|回| 等 同志的档案共 卷，材料共 份，已全 |
| | 部收到，现将回执退回。 |
| | 收件人签名 收件机关盖章 |
|执| |
| | 年 月 日 |
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（注）通知单规格为24开或16开纸；为便于复写，此页（存根）可用薄纸印制
转递企业职工档案材料通知单
字第------号
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| 兹将 等 同志的档案材料转去，请按档案目录 |
|清点查收，并将回执及时退回。 |
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| 年 月 日 |
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| | |档案材料| |
| 姓 名 | 转递原因 |（份） |  |
|----------|------------------------------|--------|------------|
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| | 你处于 年 月 日转来 字 号 |
|回| 等 同志的档案共 卷，材料共 份，已全 |
| | 部收到，现将回执退回。 |
| | 收件人签名 收件机关盖章 |
|执| |
| | 年 月 日 |
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