加强电子文件归档工作的思考

于泽昕


　　随着信息技术、网络技术的发展，电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时，如何保障电子文肪有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。

一、慎选电子文件归档方法与移交途径

　　电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用，档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中，密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际，将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。

　　1、建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用子系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时，档案部门要与办公造化与信息管理部门通力合作，选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。

　　2、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件，可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。

　　必须强调的是：无论采取何种电子文件归档途径，都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性；同时，档案部门都必须积极参与其中，承担业务指导与监督职能，保障电子文件的有效管理与科学利用。

二、建立电子文件归档管理的质量体系

　　1、保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。

　　2、保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档，并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。

　　3、保障电子文件的有效性。必须有效地表现电子文件中所记载的内容，并保证其可以随时调用；保证存储归档电子文件的载体长期有效，并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。

　　4、保障电子文件的安全性。一般应于次年的6月底之前，将上一年度形成的电子文件经鉴定后向本单位档案部门进行归档移交；有条件的单位，负责电子文件形成的计算机与信息管理等业务部门则应当于电子文件形成后的3个月内，将其向本单位档案部门进行在线移交。
档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的、具有保存价值的电子文件进行脱机保存，脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘，一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。

　　对于采取技术手段对内容进行“加密”处理的电子文件，应当在解密后进行脱机保存。在存储电子文件的载体或者装具上应当注明反映其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电子文件载体或者装具上，还应当具体注明相应的密级与保密期限，并严格按照国家保密法律法规的规定进行管理。

三、建立“三位一体”的电子文件管理运行模式

　　电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此，应当采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式，各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件历史联系，对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”，是电子文件归档管理工作的主要责任者；档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法，又了解全局情况，歌谣 效地发挥统筹全局、把好关口的作用；而计算机与信息管理部门一方面作为电子文件的形成者，另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，双重功能集于一身，是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式，可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。

四、提高电子文件归档管理人员的素质

　　从某种意义上说，电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。而现有的档案工作人员档案信息化知识匮乏，年龄偏大，知识结构老化，尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要。因此，必须通过组织业务学习与技术培训等活动，尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力，使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识，如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识，用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作。其次，要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术，并要具有较强的写作、阅读、制图能力，从而提高电子档案的管理水平。

江苏省南京市人大常委会


南京市市容管理条例

（1997年11月19日南京市第十一届人民代表大会常务委员会第三十四次会议制定　1998年2月11日江苏省第八届人民代表大会常务委员会第三十三会议批准　根据2004年5月27日南京市第十三届人民代表大会常务委员会第十次会议通过，2004年6月17日江苏省第十届人民代表大会常务委员会第十次会议批准的《关于修改〈南京市市容管理条例〉的决定》第一次修正 根据2009年4月29日南京市第十四届人民代表大会常务委员会第九次会议通过，2009年5月20日江苏省第十一届人民代表大会常务委员会第九次会议批准的《关于修改〈南京市市容管理条例〉的决定》第二次修正 根据2011年12月28日南京市第十四届人民代表大会常务委员会第二十七次会议通过，2012年1月12日江苏省第十一届人民代表大会常务委员会第二十六次会议批准的《关于修改〈南京市市容管理条例〉的决定》第三次修正）


第一章 总 则

第一条 为了加强城市市容管理，创造清洁、优美的城市工作、生活环境，促进社会主义物质文明和精神文明建设，根据有关法律、法规，结合本市实际，制定本条例。
第二条 本条例适用于本市行政区域内实行城市化管理的区域。
实行城市化管理的区域范围，由区、县人民政府划定、公布，
并报市人民政府备案。
第三条 本条例所称的市容管理，是指对建筑物（含构筑物）、道路（含人行道、车行道、隔离带）、公共场所、机动车辆、施工场地、广告、霓虹灯和其他设施的容貌管理，以及对违法建设的制止和查处。
第四条　各级人民政府应当加强对城市市容管理工作的领导。城市市容管理工作，实行统一领导、分级负责，专业人员管理与群众管理相结合的原则。
第五条　城市管理（市容）行政主管部门应当按照职责权限负责辖区内市容管理工作。　　
建设、规划、建工、市政公用、园林、房产、环境保护、公安、交通、工商行政、卫生、文化等行政主管部门应当按照职责，协同做好市容管理工作。
第六条　各级人民政府应当组织开展宣传教育，增强公民市容环境意识。
任何单位和个人应当遵守本条例，自觉维护市容环境，并有权劝阻、举报违反本条例的行为。
第七条　城市管理（市容）及相关行政主管部门应当加强执法队伍建设，提升执法人员综合素质和业务能力。执法人员应当忠于职守，依法执法，文明执法，坚持维护市容秩序与维护群众合法权益相结合，教育与处罚相结合，做好市容综合治理工作。
第八条　各级人民政府应当鼓励开展市容管理科学技术研究，推广先进经验，提高市容管理水平。
　　对在市容管理和科研工作中成绩显著的单位和个人，由城市管理（市容）行政主管部门或者报请同级人民政府给予表彰和奖励。

第二章 建筑物容貌管理

第九条　新建、扩建、改建的建筑物，应当符合国家规定的城市容貌标准。
第十条　现有的建筑物应当保持外形完好，主次干道两侧破残的建筑物应当及时整修，墙面污损的，应当及时清洗、粉刷、油饰，符合街景要求。
第十一条 在主次干道两侧建筑物内开设店铺，从事商业活动的，不得破坏建筑物结构影响建筑物安全使用、污染环境以及严重影响周围居民生活，并应当按照规定办理相关审批手续。在主次干道两侧建筑物内开设店铺，从事商业活动的具体规定由市人民政府另行制定。
第十二条 主次干道两侧主要公共建筑物，应当按照本市城市照明规划的要求，设置安全、节能、环保、美观的景观照明设施。主次干道两侧的新建公共建筑物，应当按照有关规定设置景观照明设施，与主体工程同步设计、同步建设、同步使用。景观照明设施应当与周围环境相协调，按照规定开启，并保持设施功能完好。
第十三条　建筑物顶部和主干道两侧建筑物的阳台外侧，不得搭置建筑物以及堆放、吊挂物品影响市容。
　　主次干道两侧住宅需要封闭阳台的，应当安全、整洁。
主次干道两侧建筑物外立面上安装的窗栏、空调室外机、遮阳棚，应当安全、整洁。

第三章 道路、公共场所和机动车辆容貌管理

第十四条 主次干道两侧建筑物的所有人、使用人或者管理人应当与城市管理（市容）行政主管部门签订市容环境卫生责任书，按照市容环境卫生责任区管理规定履行相关义务。市容环境卫生责任区范围按照《江苏省城市市容和环境卫生管理条例》的规定确定。
道路两侧的单位和经营户应当保持责任区容貌整洁，遇有冰雪天气，及时扫雪、铲冰；发现道路设施损坏的，应当及时告知有关部门。
第十五条 道路应当保持平整、完好。路面出现坑凹、破裂、隆起、溢水、塌陷和污染等情况，管理单位应当及时修复和清理。
道路上设置的窨井盖等设施应当保持完好。窨井盖丢失、破损、移位的，管理单位应当及时补齐、维修、复位。
第十六条　道路两侧和公共场地不得堆放物品、搭建建筑物。因特殊需要在道路两侧和公共场地临时堆放物品、搭建非永久性建筑物的，应当征求城市管理（市容）行政主管部门意见，按照有关规定办理审批手续。
不得超出门、窗在店外占道经营、作业或者展示商品。
不得在禁止的地段和时间内摆摊设点。可以摆摊设点的地段和经营时间，由城市管理（市容）行政主管部门会同有关部门，按照不影响市容、交通和方便群众生活的原则确定，报市、区、县人民政府批准后实施。
主次干道两侧空地不得晾晒衣物。
第十七条　主次干道两侧的围墙应当美观、透景，可以选用栅栏或者绿篱、花坛、草坪等作为分界。
第十八条　道路两侧、公共场地的树木、草坪、绿篱、绿岛、雕塑、花台、水池等，应当保持整洁。出现损毁、缺失、污染的，管理单位应当及时修复、清理。
第十九条　交通场站、信号装置、路牌标志、隔离栅栏、电力杆线、邮政电信等设施，应当保持安全、整洁、完好，位置适当，出现破损、锈蚀、脱落、移位的，管理单位应当及时维修。
第二十条　道路、主次干道两侧空地的各种施工作业现场，应当公示施工作业批准文件，设置封闭围挡和警示标志，及时清理场地。
临时占用道路、广场等公共场地举办节庆、文体、商业等活动的，应当按照规定办理审批手续，并保持公共场地整洁。活动结束后应当及时拆除临时设施、清除废弃物。
第二十一条　机场、车站、港口、码头、影剧院、歌舞厅、体育场馆、公园景点、贸易市场等公共场所，应当保持容貌整洁，管理、经营单位负责日常维护。
第二十二条　市区运行的机动车辆，应当保持容貌整洁。货运车辆应当规范装载，避免载运物遗洒、飘散。
　　不得在道路和主次干道两侧空地清洗机动车辆。
市政公用部门应当将已办理城市排水许可的机动车辆清洗经营者的信息，告知城市管理（市容）行政主管部门。城市管理（市容）行政主管部门应当加强对车辆清洗经营活动的监督管理。

第四章 建设工程施工场地容貌和建筑垃圾处置管理

第二十三条　建设工程施工现场应当设置高度不低于一点八米的封闭围挡，采取措施控制和减少扬尘；施工材料、机具应当堆放整齐；施工污水、泥浆不得漫溢场外；建筑垃圾应当及时清运。工地出口处应当设置专门设施冲洗车辆，运输车辆出场必须符合市容管理的有关要求。停工的场地应当及时整理并作必要的覆盖。工程竣工后，应当及时拆除临时设施、清理和平整场地。
第二十四条　回填工程基坑、洼地等需要受纳渣土的，受纳单位应当到城市管理（市容）行政主管部门申报登记。
第二十五条　处置建筑垃圾，由建设单位在工程开工前向城市管理（市容）行政主管部门申请办理建筑垃圾处置许可证。市、区、县城市管理（市容）行政主管部门按照管理权限，对符合许可条件的单位，核发建筑垃圾处置许可证。建设单位应当按照有关规定缴纳处置费。
建设、施工或者运输单位不得将建筑垃圾交给个人或者未经城市管理（市容）行政主管部门核准从事建筑垃圾运输的单位运输。建设单位应当与有关主管部门、施工和运输单位分别签订市容环境卫生和安全运输责任书。
运输建筑垃圾应当随车携带城市管理（市容）行政主管部门核发的相关证件，并按照规定的时间和路线，采取密闭的方式运送到指定场地处置。运输车辆严禁超载，放大号牌必须清晰。不得车轮带泥行驶污染路面，不得遗洒、飘散建筑垃圾。
第二十六条　单位或者个人装饰、修缮房屋弃置的建筑垃圾，不得与生活垃圾混放，应当袋装堆放到指定地点，并按照规定缴纳处置费。有关单位应当及时清运。
第二十七条　建筑垃圾弃置场地由城市管理（市容）行政主管部门会同有关部门批准设置。未经批准，不得擅自设置建筑垃圾弃置场地。

第五章 户外广告、霓虹灯等设施容貌管理

第二十八条　设置户外广告、霓虹灯、电子显示牌、标语牌、
灯箱、画廊、橱窗等设施，位置应当合适，外观形式应当与街景协调，并保持完好、整洁、美观。破损、陈旧、污秽的，设置单位应当及时维修、出新、更换或拆除。
利用机动车辆车身设置广告的，应当规范、文明、整洁。
第二十九条　户外横幅、条幅、布幔、灯箱、店招店牌等宣传品，应当在规定地点悬挂和设置，并保持安全、完好、整洁，到期应当及时撤除。
第三十条　大型户外广告的设置（含利用自身载体设置的），必须征得城市管理（市容）行政主管部门同意后，按照有关规定办理审批手续。
利用社会公共资源设置经营性大型户外广告的，应当实行招标、拍卖。具体办法按照市人民政府有关规定执行。
第三十一条　严禁在建筑物、公共设施以及树木上涂写、刻画、随意悬挂、张贴。

第六章 违法建设制止和查处

第三十二条 进行建筑物、道路、市政管线和其他工程建设的，应当依法办理有关手续。
第三十三条 区、县人民政府应当建立制止和查处违法建设工作协调机制和行政责任追究制度，组织领导辖区内违法建设的制止和查处工作。
街道办事处、镇人民政府发现辖区内的违法建设，应当及时制止，并告知相关执法部门。
第三十四条 规划、城市管理（市容）等行政主管部门应当建立健全违法建设日常巡查制度和执法责任制度，发现违法建设应当及时制止、查处。
公安机关应当协助规划、城市管理（市容）行政主管部门维护查处违法建设的现场秩序，依法制止和查处阻碍执法人员依法执行公务等违法行为。
第三十五条 建设、国土资源、园林、房产等行政主管部门查处的违法行为涉及违法建设的，应当及时通知规划、城市管理（市容）行政主管部门。
规划、城市管理（市容）行政主管部门应当及时将违法建设的有关信息，告知工商行政、卫生、文化、环境保护等行政主管部门以及供水、供电、供气等企业。
工商行政、卫生、文化、环境保护等行政主管部门对利用违法建设从事商业活动的，不予核发有关许可证、执照。
供水、供电、供气等企业在受理用水、用电、用气报装申请时，对规划、城市管理（市容）行政主管部门确认的违法建设，应当不予办理。
第三十六条 规划、城市管理（市容）行政主管部门应当自发现违法建设或者接到群众投诉之日起五日内完成对违法建设的调查取证，作出处理；案情特别重大或者复杂的，经批准可以延长处理期限，但最长不得超过十五日。

第七章 法律责任

第三十七条　违反本条例规定，有下列行为之一的，由城市管理（市容）行政主管部门责令纠正违法行为、采取补救措施，给予警告，并可以按照下列规定予以处罚：
（一）建筑物顶部、主干道两侧建筑物的阳台外侧搭置建筑物，堆放、吊挂物品影响市容，经教育拒不改正的，对单位处以二百元以上二千元以下罚款，对个人处以五十元以上二百元以下罚款；
（二）超出门、窗在店外占道经营、作业，经教育拒不改正的，处以一百元以上五百元以下罚款；
（三）违反有关规定在道路两侧和公共场地摆摊设点影响市容，经教育拒不改正的，处以二十元以上二百元以下罚款；情节严重的，可以暂扣经营的物品；
（四）在建筑物、公共设施以及树木上涂写、刻画、随意悬挂、张贴的，处以一百元以上五百元以下罚款；
（五）主次干道两侧工地不设置封闭围挡、施工污水漫溢场外、停工场地不及时整理并作必要覆盖或者竣工后不及时拆除临时设施、清理和平整场地，影响市容的，处以五百元以上三千元以下罚款;
（六）擅自在道路两侧、公共场地堆放物品或者举办节庆、文体、商业等活动结束后未及时拆除临时设施、清除废弃物的，对单位处以二百元以上一千元以下罚款，对个人处以五十元以上二百元以下罚款；
（七）货运车辆沿途遗洒、飘散载运物的，处以五百元以上五千元以下罚款；
（八）在道路和主次干道两侧空地经营机动车辆清洗的，处以五十元以上二百元以下罚款；
（九）未按照市容环境卫生责任区管理规定履行相关义务的，处以一百元以上一千元以下罚款；
（十）未经批准设置大型户外广告的，处以一万元以上十万元以下罚款，责令限期拆除，逾期不拆除的，予以强制拆除；
（十一）设置户外广告、霓虹灯等设施不符合市容管理规定的，处以五百元以上五千元以下罚款。
第三十八条 违反本条例规定，有下列行为之一的，由城市管理（市容）行政主管部门责令纠正违法行为，按照下列规定予以处罚；有第一项、第三项、第四项行为的，可以中止建筑垃圾运输车辆运行：
（一）建设单位无建筑垃圾处置许可证处置建筑垃圾的，责令补缴建筑垃圾处置费，并可处以二万元以上二十万元以下罚款；
（二）建设、施工或者运输单位将建筑垃圾交给个人或者未经核准从事建筑垃圾运输的单位运输的，处以一万元以上五万元
以下罚款；
（三）个人或者未经核准从事建筑垃圾运输的单位运输建筑垃圾的，对个人处以五千元罚款，对单位处以一万元以上十万元以下罚款；运输建筑垃圾未随车携带城市管理（市容）行政主管部门核发的相关证件的，对车辆驾驶人员处以一百元罚款；
（四）运输建筑垃圾的车辆未按照规定的时间、路线、密闭方式运输，未将建筑垃圾运送到指定场地处置，车轮带泥行驶污染路面或者沿途遗洒、飘散建筑垃圾的，处以一千元以上五千元以下罚款，造成路面污染的，责令经营者或者车辆驾驶人员立即清除；
（五）擅自设置弃置场地受纳建筑垃圾的，处以三千元以上一万元以下罚款。
城市管理（市容）行政主管部门中止建筑垃圾运输车辆运行的，应当当场出具中止车辆运行凭证，注明车辆停放地点，责令当事人在规定期限内到指定地点接受处理。当事人应当在规定期限内到城市管理（市容）行政主管部门指定的地点接受处理；处理完毕，被中止运行的车辆应当予以放行；逾期不接受处理的，被中止运行的车辆由城市管理（市容）行政主管部门依法处置。
城市管理（市容）行政主管部门对被中止运行的车辆应当妥善保管，不得使用。造成车辆及随车物品遗失、损坏的，应当予以赔偿。
第三十九条　违反本条例规定，在主次干道两侧建筑物内开设店铺，从事商业活动未办理相关审批手续的，由规划、工商行政、房产、城市管理（市容）等行政主管部门按照职责依法查处。
第四十条 规划行政主管部门应当按照《中华人民共和国城乡规划法》的规定对违法建设予以处罚。
城市管理（市容）行政主管部门可以按照本市城市管理相对集中行政处罚权的规定对违法建设依法予以处罚。
城市管理（市容）行政主管部门对违法建设作出责令停止建设或者限期拆除的决定后，当事人不停止建设或者逾期不拆除的，可以依法采取查封施工现场、强制拆除措施。
城市管理（市容）行政主管部门组织强制拆除违法建设的，应当在实施拆除的七日前，将拆除通知书送达当事人；无法送达的，可以在违法建设现场张贴通知，视为送达。
第四十一条　侮辱、殴打市容管理工作人员或者阻挠执行公务的，由公安机关依照《中华人民共和国治安管理处罚法》的规定处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第四十二条 有关部门及工作人员，有下列情形之一的，由其所在单位、上级行政机关责令改正，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）对应当受理的事项和投诉不予受理，情节严重的；
（二）对应当制止和查处的行为不予制止和查处，情节严
重的；
（三）对应当依法拆除的违法建筑物，不及时组织拆除的；
（四）不依法审批建设工程的；
（五）玩忽职守、滥用职权或者徇私舞弊，不依法履行本条例规定的其他职责的。
第四十三条 当事人对行政处罚决定不服的，可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。逾期不申请复议、不起诉，又不履行处罚决定的，由作出处罚决定的机关申请人民法院强制执行。

第八章 附 则

第四十四条　本条例自1998年5月1日起施行。1994年2月18日市人民政府颁发的《南京市市容管理规定》、《南京市市容和环境卫生管理处罚办法》同时废止。